Un Levantamiento de Procesos (también conocido como mapeo de procesos o análisis de procesos) es una técnica utilizada para comprender y documentar cómo se realiza un proceso empresarial. Consiste en identificar las actividades, roles y responsabilidades, insumos y productos, y tiempos y recursos necesarios para realizar el proceso.
El objetivo principal de un levantamiento de procesos es mejorar la eficiencia y eficacia del proceso empresarial, identificando áreas de mejora y oportunidades para reducir costos, disminuir tiempos de ciclo, mejorar la calidad del producto o servicio, y aumentar la satisfacción del cliente y de los empleados.
El levantamiento de procesos puede realizarse mediante técnicas de observación directa, entrevistas a los empleados involucrados en el proceso, revisión de documentos, análisis de datos y otras herramientas de recolección de información. Una vez que se ha recopilado la información, se pueden elaborar mapas de procesos y diagramas de flujo para representar visualmente cómo se realiza el proceso, identificando los puntos críticos y las oportunidades de mejora.
Levantamiento de Procesos con ARIS: pasos
El Levantamiento de Procesos con ARIS es una técnica utilizada para modelar y documentar los procesos de negocio de una organización. ARIS (Architecture of Integrated Information Systems) es una herramienta de modelado de procesos de negocio desarrollada por IDS Scheer AG.
El proceso de levantamiento de procesos con ARIS generalmente involucra los siguientes pasos:
- Identificación de los procesos de negocio: En este paso, se identifican los procesos de negocio que se deben documentar utilizando ARIS. Esto puede implicar la revisión de documentación existente, entrevistas con el personal de la organización o la observación directa de los procesos en acción.
- Creación de un modelo de proceso de negocio: Utilizando la herramienta ARIS, se crea un modelo de proceso de negocio. Este modelo describe los pasos individuales del proceso, los roles y responsabilidades involucrados y cualquier flujo de datos o de información necesario para completar el proceso.
- Análisis del modelo: Una vez que se ha creado el modelo de proceso de negocio, se puede analizar para identificar oportunidades de mejora y áreas de ineficiencia. El análisis puede implicar la identificación de cuellos de botella, redundancias o procesos que no agregan valor.
- Mejora del modelo: Basándose en los resultados del análisis, se pueden realizar mejoras en el modelo de proceso de negocio. Esto podría implicar la eliminación de pasos redundantes, la simplificación de los procesos o la implementación de nuevas tecnologías para mejorar la eficiencia.
- Implementación del modelo: Una vez que se ha finalizado el modelo de proceso de negocio mejorado, se puede implementar en la organización. Esto puede implicar la capacitación del personal de la organización sobre los nuevos procesos o la actualización de sistemas existentes para incorporar las mejoras.
Método de ARIS explicado en detalle
ARIS divide los procesos en 5 vistas diferentes.
1.- Product/Service view:
ARIS proporciona varios tipos de modelos para describir los productos y servicios de una empresa. Los productos o servicios se generan o proporcionan en el curso de un proceso de creación de valor. Ellos son el resultado de un acto humano o de un procedimiento técnico. El término producto/servicio se refiere al suministro ya sea de servicios o bienes.
Los bienes pueden ser productos consumibles, tipos de materiales, tipos de recursos operativos, operaciones técnicas
tipos de suministro o tipos de material de embalaje. El disparador para crear un producto o servicio siempre es la demanda de una unidad organizativa o de un cliente. Los bienes se ofrecen al cliente en el forma de mercancía tangible.
Los servicios son productos intangibles que se destacan por el hecho de que se producen simultáneamente
y consumido. Por ejemplo, los proveedores típicos de servicios puros son bancos, compañías de seguros o entidades públicas o autoridades.
Cuanto más fuerte sea la orientación al cliente en el segmento de mercado de un proveedor de productos, más
importante es que ese proveedor observe de cerca y mejore los servicios en el producto
ambiente.
Por lo tanto, los distintos tipos de modelos disponibles en ARIS están diseñados para describir tanto productos o servicios y una combinación de productos y servicios. Puede utilizar los siguientes tipos de modelos para el modelado de productos/servicios:
- Diagrama de intercambio de producto/servicio
- Árbol de productos/servicios
- Diagrama de asignación de productos
- Árbol de productos
- Matriz de selección de productos
- Modelo de competencia
2.- Function view
Los métodos de modelado a menudo miran las funciones en el contexto de los objetos desde otras vistas descriptivas de ARIS. Por ejemplo, se muestra la relación entre datos y funciones para ilustrar cómo los datos de entrada/salida afectan el proceso de transformación de una función.
Por el contrario, la arquitectura ARIS separa estrictamente las diversas áreas de consideración. En consecuencia, Function view cubre sólo aquellos medios de representación que muestran las interconexiones entre funciones. Las relaciones entre funciones y datos se muestran en la vista de proceso ARIS.
Una función es una tarea técnica o actividad realizada para un objeto para apoyar uno o más negocios objetivos. Las funciones se muestran como rectángulos con esquinas redondeadas:
Representación de la función ‘Verificar consulta del cliente’
Por lo general, el criterio para establecer tal función es un objeto de información, como un cliente consulta o una orden de producción. Esto también debe expresarse en el nombre de la función (esto es mostrado en la figura anterior). La consulta del cliente define el objeto mientras que Check indica la operación que se realiza para este objeto. En un nivel más alto, sin embargo, se usa principalmente un sustantivo como función nombre (por ejemplo, Logística de compras, Producción, Ventas)
3.- Organization view
En una estructura organizativa basada en sectores, las unidades organizativas se especifican de acuerdo con
con la distribución local de la empresa o división corporativa. Este tipo de estructura es particularmente adecuado para las funciones de ventas porque los factores regionales tales como la variación de la legislación pueden ser tratados de manera más adecuada.
Una estructura organizativa basada en productos define unidades organizativas para productos o grupos dentro de un grupo de productos, un número máximo de funciones que son relevantes para este grupo de productos en particular están integrados. El objetivo de este procedimiento es reducir la comunicación esfuerzo que implican las estructuras funcionales. Sin embargo, esto se traduce en la necesidad de información intercambio entre los subsistemas basados en grupos de productos.
4.- Data view
La definición de requisitos de la vista de datos incluye una descripción del modelo de datos semánticos del área de consideración. De acuerdo con el enfoque de desglose estipulado por ARIS, la descripción cubre tanto los objetos que especifican los eventos de inicio y finalización de una cadena de procesos como el estado actual del entorno de la cadena de proceso relevante.
A diferencia del modelado de funciones, el modelado de datos es particularmente exigente en lo que respecta al método. En la vista de función, el único objeto examinado es la función. Además, las relaciones entre funciones simplemente ilustran la superordenación o la subordinación.
5.- Control process view
Se analizan las relaciones entre los objetos de las vistas de datos, organización y funciones en la vista de control/proceso. Las relaciones a analizar resultan de las conexiones entre las vistas. Primero, se examinan las relaciones entre dos vistas, luego se introducen los diagramas, ilustrando las relaciones entre los tres puntos de vista.
Conclusión
En resumen, el levantamiento de procesos es una técnica importante para mejorar la eficiencia y eficacia de los procesos empresariales, y puede ayudar a las empresas a identificar áreas de mejora y oportunidades para aumentar la satisfacción del cliente y mejorar el desempeño general de la organización. El Levantamiento de Procesos con ARIS tiene un total de cinco vistas.
Si desea ver el método en detalle, debe ingresar aquí.
Lea lo último de nuestro blog «ARIS: una solución intuitiva para modelado de procesos».
